¿Contabilidad externa o interna?

Estimados, siempre me han preguntado cual contabilidad es mejor si la interna o la de un outsourcing contable. Yo he trabajado en ambas y a la vez he visto todos los problemas que se suscitan. Ambas tienen puntos a favor y puntos en contra.

La contabilidad interna tiene la ventaja que está dentro de la empresa y por lo tanto comparte la visión, misión y objetivos de la empresa. Adicionalmente, se pone la camiseta y se identifica con la empresa y sus problemas, está conectado con lo que pasa dentro de la empresa, permite que las políticas contables se establezcan, supervisen y se distribuyan a través de las diferentes áreas de la empresa dando más orden a la empresa, las consultas contables son resueltas más rápido, lo mejor es que la información financiera es mucho más rápida y por lo tanto se puede corregir antes de entregar a gerencia o los dueños de las empresas y los socios puedan tomar decisiones.

Puedes tener una o dos o más empresas y esta área contable podrá llevar las contabilidades de estas empresas. Para esto existe una relación laboral con sus beneficios y riesgos correspondientes, se tiene que tener un sistema contable, también un soporte externo de auditoría, soporte legal corporativo, laboral y tributario en caso se necesite consultar temas materiales. Los errores son asumidos por la empresa.

La contabilidad externa tiene su ventaja en que no existe una relación laboral más que emitir una factura por los servicios. También de mantener la independencia y neutralidad minimizando el riesgo de un fraude dentro de la empresa. Además tiene soporte o respaldo en las demás incidencias contables sea laboral, corporativo, tributario, etc. Utilizan su propio software contable y se hacen responsable por cualquier error o manejo contable generalmente.

La empresa puede centrar su enfoque en las ventas o en otros procesos. Las dificultades son la rapidez de la información financiera y respuestas a consultas contables porque tienen que atender a otros clientes también y no se identifican con la empresa ya que tienen otra visión y misión con diferentes objetivos y por lo tanto no conocen mucho de las operaciones de la empresa o lo que está pasando debido a que no están en el día a día de la empresa ayudando a resolver problemas.

Las políticas contables no se ven reflejadas en los procesos de la empresa, adicionalmente se tiene que tener en la empresa a una o dos personas contables para que se preparen los documentos y se entregue en orden la información al outsourcing contable. Si la empresa crece y llega a tener dos o más empresas éstas se consideran como contabilidades a parte por el outsourcing. Existe el riesgo que la información contable no esté en la empresa y cuando uno quiera cambiar de contabilidad o exista un desacuerdo se pueda perder esta información.

Estas ventajas y desventajas varían dependiendo del negocio o de los acuerdos a que se lleguen con la contabilidad. Sin embargo, un buen acuerdo en el caso del outsourcing contable es tener un in-plant o una persona dentro de la empresa. Es decir, que venga tres o dos veces a la semana a recoger información y absolver consultas. También podrían participar en los procesos de la empresa o que tenga un acceso al sistema y que realicen funciones adicionales según acuerdo.

En ambos casos, como mencioné en mi blog # 3 éstos tienen que estar supervisados o controlados por un jefe, gerente o controller de finanzas ya que debido a la carga operativa del día a día se pueden pasar puntos importantes. En el caso del outsourcing contable reduciría el error. Porque ellos hacen lo que les dices y si no le dices nada el resultado no es óptimo.

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